همه‌ی مابارها به فکر بهبود و کیفیت بهروه وری کار خودمون افتادیم و یا حداقل تلاش‌هایی در این مورد داشتیم. یکی از اصلی ترین مواردی که بهره وری رو افزایش میده، نظم در محیط کاره. اما این نظم چطور به وجود میاد؟ آیا چهارچوب خاصی هست که با پیاده سازی اون، مطمئن بشیم بهینه ترین شرایط رو به وجود آوردیم و همه چیز سر جای خودش قرار داره؟ بله، چهارچوبی به نام اصول 5S!
5S یک روش سازماندهی محیط کار است که به عنوان پایه‌ای برای مدیریت کاهش هدررفت و بهبود پیوسته به صورت جهانی استفاده میشه. نام 5S از پنج کلمه ژاپنی سییری، سیتون، سیسو، سیکتسو و شیتسوکه تشکیل شده که توصیف کننده مراحل سازماندهی یک فضای کاری هستند.
با اجرای کامل این اصول ما شاهد محیط کاری کارآمد، ایمن و با کیفیت بالایی خواهیم بود که بالاترین بهره‌وری در اون محیط وجود داره. ما در این مقاله بررسی اجمالی خواهیم داشت از روش 5S، ریشه‌های تاریخی اون، پنج اصل و مزایای اون و اهمیت پیاده‌سازی موفق اون در محیط کاری شما.
فهرست محتوا
تاریخچه و توسعه اصول 5S
اصول 5S در اوایل دهه 1980 توسط تاکاشی اوسادا در ژاپن توسعه یافت. اوسادا، شیوه‌های سنتی سازماندهی محیط کار ژاپنی را باهم و با عنوان یک روش بهبود رسمی ادغام کرد. شرکت‌های ژاپنی مانند تویوتا مدت‌ها بود که محیط‌های کاری خود را بر اساس نظرات اعضای گروه‌های کیفیت و تیم‌های بهبود پیوسته، به حداکثر بهره‌وری رسانده بودند. اصول جدید اوسادا بر این پایه‌های فرهنگی بنا شد تا یک سیستم تولید کم‌هدر رفت استاندارد به وجود بیاید که متمرکز بر سازماندهی، تمیزی و نظم بصری باشد.
مزایای این اصول به سرعت توسط شرکت‌های تولیدی در سراسر ژاپن پذیرفته شد و حتی در دهه ۱۹۹۰، فراتر از مرزهای ژاپن، شرکت‌ها در ایالات متحده و سراسر جهان به عنوان یک اجزاء اصلی از سیستم‌های مدیریت کاهش هدررفت این روش را به کار بردند. اکنون نیز 5S به صورت گسترده‌ای در صنعت تولید، مراقبت‌های بهداشتی، خرده‌فروشی، دولت و محیط‌های دفتری استفاده می‌شود.
پنج ستون5S
- سییری (seiri) / مرتب کردن و ساماندهی (order) : اقلام ضروری و غیر ضروری را جدا کنید و دور ریختن غیر ضروری‌ها(یا حداقل از دسترس دور کردن آنها)
- سیتون (seiton) / نظم و ترتیب (set in order) : قرار دادن اقلام ضروری در نظم و ترتیبی که بتوان به راحتی به آنها دسترسی پیدا کرد.
- سیسو (seiso) / پاکیزه سازی و تمیز کردن (shine) : تمیز کردن محیط کار به صورت کامل و از بین بردن هرگونه کثیفی
- سیکتسو (seiketsu) / استاندارد سازی (standardize) : حفظ نظم و ساماندهی با تبدیل آن به یک استاندارد و روتین کلی برای محیط کار (به عنوان مثال استفاده از راهنماهای بصری در محیط کار)
- شیتسوکه (shitsuke) / انضباط و نگهداری (sustain) : آموزش‌های لازم برای افزایش توانایی افراد در حفظ و نگهداری نظمی که به وجود آمده و انجام امور مربوطه هماهنگ با این نظم
مزایای اجرای اصول 5S
- بهبود بهره‌وری و کارایی: حذف اشیاء بی‌ربط و به‌درستی ترتیب‌بندی کردن ابزارها بر اساس الگوی استفاده، جریان کاری را بهینه‌سازی می‌کند و اشخاص به سرعت اقلام مورد نیاز خود را پیدا می‌کنند.
- کاهش عیوب و خطاها: محیط‌های کاری پاک و بی‌مزاحمت امکان تشخیص عیوب را به‌طور فوری فراهم می‌آورد و نگهداری پیشگیرانه هنگام ظهور مشکلات تجهیزات بهبود می‌یابد.
- کاهش هزینه‌ها: بهره‌وری جریان کاری، ذخیره‌سازی و چیدمان مناسب و نگهداری پیشگیرانه، با جلوگیری از خرابی تجهیزات و ضایعات،هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.
- تقویت ایمنی: ایجاد فضاهای کاری سازمان‌یافته و منظم از خطرات سقوط و لغزش وسایل جلوگیری می‌کند و در نتیجه کاهش حوادث را در پی خواهد داشت.
- فرهنگ بهبود پیوسته: عادات 5S با تثبیت فرهنگ انضباط و رفتارها، بهبود روزانه را در فرهنگ سازمانی اعمال می‌کنند.
- کاهش زمان نصب: در محیط‌های کاری که به طور پیوسته نیاز به نصب و تعویض ابزار و وسایل هست، زمان مورد نیاز برای انجام این فر‍آیند کاهش پیدا می‌کند.
- افزایش فضای اداری در محیط کار: در نتیجه نظم به وجود آمده، فضای خالی بیشتری در اختیار کارمندان و کارگران و اشخاص قرار خواهد گرفت.
کلیدهای موفقیت در پیاده‌سازی 5S
برای به دست آوردن حداکثر ارزش پایدار از اصول 5S ، پیروی از کلیدهای اجرایی زیر لازم است:
- تیم‌ها و اشخاص را مستقیماً در راه‌اندازی و حفظ 5S درگیر کنید و آنها را طبقه بندی کنید.
- اصول 5S به مدیران و کارمندان سازمان به صورت گسترده آموزش دهید.
- به صرت مرتب، روند اجرای این اصول را بارزسی کنید و پیشرفت را از طریق معیارها و امتیازگیری اندازه‌گیری کنید.
- جوایز و پاداش‌ها برای اجرا و عمل کردن کامل به 5S در سازمانتان ایجاد کنید تا کارکنان شما به اجرای آن تشویق شوند.
- 5S را به‌طور کامل در جریان کاری روزانه و روال‌های مدیریتی استفاده کنید و به عنوان یک برنامه یک‌باره و کوتاه مدت به آن نگاه نکنید .
به صورت خلاصه، استفاده از رویکرد 5S با بهینه سازی محیط کسب و کار، بهره وری بیشتر و ایمنی و نظم پایدار تر را برای ما به ارمغان خواهد آورد. با تعهد مدیریت، آموزش و مشارکت کارکنان، 5S محیط کاری را تغییر داده و عادات بهبود پیوسته را طراحی می‌کند. تأثیر بلندمدت آن به یک نیروی کار بسیار کارآمد، موثر و پرانرژی تبدیل می‌شود.
یادگیری بیشتر
اگه علاقه مند هستین تا درمورد این موضوع بیشتر مطالعه کنید، میتونین از منابع زیر استفاده کنید:
- کتاب به کار گیری 5S در محیط کار اثر هیرویوکی هیرانو
- کتاب نظام آراستگی محیط کار اثر ناصر طاعتی
- مقاله دیسترکشن، حذف حواس پرتی‌ها
- پادکست به کارگیری 5S : نکات ساده ای که باید بدانید ( انگلیسی)
- یوتیوب : مقدمه ای بر تمرین اصول 5S
- یوتیوب: چرا اصول 5S ، چیزی بیشتر از نکاتی برای خانه داری هستند؟