یکی از بزرگترین اشتباهاتی که یک صاحب کسب و کار می‌تواند انجام دهد، ایجاد یک شرکتی است که برای موفقیت عملیات روزانه آن به مشارکت صاحبان بستگی دارد. این را می‌توان “کار در کسب و کار” خودتان نامید. شما نامه‌های فروش ساده را می‌نویسید، تمبر را زباله می‌کنید و پرسنل را گام به گام در هر وظیفه هدایت می‌کنید. با این رویکرد تعدادی مشکل وجود دارد. یکی از آنها تکراری بودن است. شما به پرداخت حقوق پرسنلتان برای انجام وظایفی که در نهایت شما انجام می‌دهید، می‌پردازید. دومین مشکل مدیریت ضعیف زمان است. شما روزتان را – با نرخ ساعتی بالا – برای انجام وظایفی که بروز می‌کنند، صرف می‌کنید و برای وظایف مهم‌تری که باید بر روی آنها تمرکز کنید، فضای کمی می‌ماند. بزرگترین مشکل این رویکرد این است که بسیاری از صاحبان هوشمند کسب و کار بیشتر از آنکه به رشد کسب و کار خود بپردازند، بیشتر از وقت خود را برای عملکرد کسب و کار خود صرف می‌کنند. یک آزمون خوب برای این این است که خود را سوال کنید اگر به مدت سه هفته به یک مقصد آفتابی و گرم بروید و تلفن همراه و لپ تاپ خود را در خانه بگذارید، آیا کسب و کار شما قادر خواهد بود به عملیات خود ادامه دهد؟
اگر گفتید نه، پس این مقاله برای شماست.
سیستم سازی کسب و کار شما به معنای ایجاد سیاست‌ها و روش‌هایی است تا عملکردهای کسب و کار شما به صورت کارآمد و – به مهمترین – بدون مشارکت مداوم شما انجام شود. با وقت آزاد جدید خود، قادر خواهید بود تلاش خود را بر روی تصویر بزرگتر: رشد استراتژیک کسب و کار خود متمرکز کنید.
چرا باید سیستم سازی کنیم؟
برای اکثر صاحبان کسب و کارهای کوچک، سیستم ها به معنای آزادی از عملکرد روزانه سازمانشان است. شرکت به طور صحیح عمل کرده، سودآوری دارد و سطح بالایی از خدمات را ارائه می‌دهد – بدون وابستگی به مشارکت صاحب شرکت. سیستم سازی کسب و کار شما همچنین روشی مناسب برای برنامه‌ریزی برای آینده است. شما تا ابد کار نخواهید کرد – آن وقت چه اتفاقی رخ می‌دهد وقتی بازنشسته می‌شوید؟ چگونه کسب و کار خود را به مالکیت یا مدیریت جدید منتقل خواهید کرد؟ چگونه می‌توانید آن تعطیلاتی که رویایش را داشتید را بگیرید؟
کسب و کارهایی که بدون صاحب خود عمل می‌کنند، نیز برای سرمایه‌گذاران بسیار ارزشمند هستند. سیستم سازی کسب و کار شما آن را در چشمان خریداران به شکلی مثبت‌تر قرار می‌دهد – و با قیمت بالاتری. یک سیستم هر فرآیند، سیاست یا روشی است که بدون توجه به اینکه کی وظیفه را انجام می‌دهد، همواره به نتیجه مشابهی می‌رسد. هر وظیفه‌ای که در کسب و کار شما بیش از یک بار انجام می‌شود می‌تواند سیستم سازی شود. وظایف روزانه، هفتگی، ماهانه و فصلی باید به گونه‌ای سیستم سازی شوند که هر شخصی بتواند آنها را انجام دهد.
سیستم‌ها می‌توانند اشکال مختلفی داشته باشند – از دفترچه‌ها و برگه‌های دستورالعمل تا تابلوها، بنرها و ضبط‌های صوتی یا تصویری. آنها نیاز به پیچیدگی یا گسترده بودن ندارند، بلکه به اندازه کافی اطلاعات در قالب گام به گام را برای راهنمایی شخصی که وظیفه را انجام می‌دهد، فراهم می‌کنند.
مزایای سیستم سازی کسب و کار
تعداد بی‌نهایتی از مزایایی که از طریق سیستم سازی برای شما و کسب و کار شما در دسترس است. هر چه بیشتر سیستم‌ها را با موفقیت پیاده کنید، بیشتر مزایا را خواهید دید. به عنوان مثال:
بهبود مدیریت هزینه
بهبود مدیریت زمان
انتظارات واضح از کارکنان
آموزش و راهنمایی مؤثرتر کارکنان
افزایش بهره وری (و سود)
مشتریان خوشحالتر (با ارائه خدمات پیوسته)
بالا بردن نرخ تبدیل
افزایش احترام کارکنان به وقت شما
افزایش سطح تعهد فردی
تمرکز بیشتر بر رشد بلند مدت کسب و کار
بررسی سیستم‌های موجود در شرکت
قدم اول در سیستم سازی کسب و کار شما، مشاهده دقیقی از سیستم‌های موجود (در صورت وجود) در شرکت شما است. در این مرحله، به دنبال سیستم‌هایی باشید که به طور ساده به عنوان “روش ما در اینجا” شکل گرفته‌اند.
کارکنان شما تلفن را چگونه پاسخ می‌دهند؟ چه نمونه‌ای را دنبال می‌کنند؟ فرآیندی که مشتریان در تعامل با کسب و کار شما طی می‌کنند چیست؟ چگونه کارکنان استخدام می‌شوند؟ آموزش داده می‌شوند؟ چگونه عملکرد آنها ارزیابی و پاداش داده می‌شود؟
بعضی از سیستم‌های شما ممکن است بسیار مؤثر باشند و نیاز به تغییری نداشته باشند. دیگران ممکن است نامآموز یا قدیمی باشند. اگر پیش‌تر برخی از سیستم‌ها را تعیین کرده‌اید، حالا زمان خوبی است که آنها را بررسی و ارزیابی کنید که چقدر خوب کار می‌کنند.
چهار حوزه کلیدی برای سیستم سازی
بدون شک، ایجاد سیستم‌ها – به خصوص زمانی که هیچ سیستمی وجود نداشته باشد – یک وظیفه دشوار و زمان‌بر است. برای بسیاری از کسب و کارها، ممکن است سخت باشد که بدانند از کجا شروع کنند. در اینجا این بخش به کمک شما می‌آید – دقیقاً به شما نشان می‌دهد کجا باید شروع کنید و چگونه ادامه دهید!
کسب و کار شما به استراتژی و سیستم‌های منحصر به فرد خود نیاز خواهد داشت در چهار حوزه کلیدی، که می‌توانید آنها را به خاطر بسپارید از طریق اختصار PAID: این عبارت شامل People (افراد)؛ Analysis (آزمون و اندازه‌گیری)؛ I.T (و سایر فرایندها)؛ و Delivery & Distribution (تحویل و توزیع) می‌شود.
وقتی این حوزه‌ها را سیستم سازی می‌کنید… پول دریافت می‌کنید!
فهرست زیر اقلامی در هر یک از چهار حوزه PAID را نشان می‌دهد که برای بیشتر کسب و کارهای موفق قابل اعمال هستند. این فهرست‌ها جامع نیستند، زیرا ممکن است برای کسب و کار یا صنعت خود موارد خاصی وجود داشته باشد که می‌توانید به آنها اضافه کنید. بررسی فهرست‌ها و شناسایی اولویت‌های بالاتر برای سیستم سازی در هر حالت را انجام دهید. سعی نکنید همه موارد را به طور همزمان سیستم سازی کنید. این کار به شما منجر به شکست خواهد شد – زیرا این فهرست عمومی است و برخی از موارد ممکن است مربوط به شما نباشند.
وظیفه شما این است که در هر چهار حوزه، اولویت‌های مهمترین خود را تعیین کنید. توجه کنید که راهنمایی‌های خاصی برای بسیاری از این موارد در این کتاب وجود دارد و پس از شناسایی اولویت‌ها، از مفاهیم فصل نهایی (موفقیت از طریق دستیابی به اهداف) برای تعیین این اهداف به عنوان اهدافی که مشخص و قابل دستیابی هستند، استفاده کنید.
اینجا یک یادآوری از اختصار است:
People (افراد)
Analysis (آزمون و اندازه‌گیری)
I.T. (و سایر فرایندها)
Delivery and Distribution (تحویل و توزیع)
بیایید با قسمت…
People (افراد)
فهرست زیر اقلامی را نشان می‌دهد که باید در حالت سیستم سازی مورد بررسی قرار گیرند، مربوط به افراد شما (یعنی کارکنان یا تیم شما):
توصیف شغلی
فعالیت‌های اجتماعی در و خارج از محل کار
برنامه معرفی
تمرینات ساخت تیمی
ماژول‌های آموزشی
راهنمایی‌های استفاده از رسانه‌های اجتماعی شخصی و تلفن
قوانین بازی (چه چیزی مجاز است و چه چیزی نیست)
نظم و حل اختلاف
سیستم استخدام
جلسات تیمی منظم و مثمر
پاداش، تشویق و پاداش مالی
تجزیه و تحلیل DISC یا سایر پروفایل‌های شخصیتی
اهداف و مقاصد
کتابچه‌های آموزشی
سیستم اضطراری
دسترسی به منابع مرتبط
توسعه برنامه‌های استخدامی ضروری
مسیر حرفه‌ای و پیشرفت در شرکت
تمرکز بر مدیریت زمان/فعالیت
اهداف شخصی
توسعه شخصی
زمانبندی موفقیت برای بهره‌وری
عدم اختلاف بین کارمندان. ارتفاع اعتبار
استفاده مناسب از کارکنان برای مقابله با بار کاری
تمام کارکنان نسخه‌ای از نمودار سازمانی دارند
چشم‌انداز شرکت با همه به اشتراک گذاشته می‌شود
رهبری قوی در تیم
شخصیت رهبری برای آینده شناسایی شده است
فرهنگ ما بنیان گذاری شده، تدوین و ترویج می‌شود
تیم هدف مشترک و روشنی برای کسب و کار دارد
برنامه هدف ۹۰ روزه SMART برای تمام کارکنان
KPIهای تیمی و فردی
همه کارکنان “درگیر و مشارکت دارند”
همه به هدف تبدیل شده و توانمند به ایجاد “طرفداران مشتاق”
ارائه ایده‌های برتر و رفع مشکلات از طریق Masterminding
کارکنان به عنوان یک تیم به جای یک گروه از افراد عمل می‌کنند.
فرهنگ مالکیت، مسئولیت و پاسخگویی
دیگر موارد (اثبات شده و/یا ویژه کسب و کار/صنعت شما)
تجزیه و تحلیل – آزمون و اندازه‌گیری
فهرست زیر اقلامی را نشان می‌دهد که باید در حالت سیستم‌بندی مورد بررسی قرار گیرند، مربوط به تجزیه و تحلیل کسب و کار شما و آزمون و اندازه‌گیری:
بودجه و جریان وجوه نقد
محاسبه نقطه سریان
نرخ تبدیل فروش برای شرکت/افراد
حاشیه سود – درک، تسلط و مقاصد
سیستم خرید برای تمام خریدهای داخلی
بررسی بازاریابی خود ساخت / تجزیه و تحلیل کمپین بازاریابی
منبع سرنخ‌ها
روزهای بدهکاری
ارزش فروش متوسط
تعداد متوسط معاملات برای هر مشتری
اندازه‌گیری شاخص‌های عملکرد کلیدی در تمام حوزه‌ها
مدیریت و گزارش‌دهی کنترل موجودی
برنامه زمانبندی برای تکمیل تمام فایل‌ها و ارجاعات قانونی
ثبت دارایی شامل خسارت
عملکرد حسابدار / حسابرس داخلی / خارجی
تحقیقات بازار مشتری
پروفایل مشتری ایده‌آل
ارزش عمر مشتریان
هزینه تحصیل مشتریان
اصل ۸۰/۲۰ (اصل پارتو) در سراسر شرکت
سودها – تجزیه و تحلیل و مقاصد
دیگر موارد (اثبات شده و/یا ویژه کسب و کار/صنعت شما)
I.T. (و سایر فرایندها)
فهرست زیر اقلامی را نشان می‌دهد که باید در حالت سیستم سازی مورد بررسی قرار گیرند، مربوط به نیازهای فناوری اطلاعات (IT) و سایر فرایندهای روزانه:
نگهداری منظم بر روی تمام تجهیزات
کتابچه‌های عملیات “چگونه”
سیستم کنترل موجودی کامپیوتری
برنامه آموزشی و معرفی سیستم‌ها
کامپیوترها و تجهیزات به‌روز
سیستم پشتیبان‌گیری کامپیوتری
اسناد و نمودارهای تمام فرایندهای جریان کار
سیستم‌ها و روش‌های فروش و بازاریابی را مستند و پیروی کنید
برنامه پایگاه داده دقیق و مناسب
شبکه‌بندی تمام کامپیوترها
کتابچه‌ها و فرایند و سیاست‌ها
مستند سازی تمام سیستم‌های حسابداری
بسته نرم‌افزاری مالی برای تولید صورت‌های مالی ماهانه
سیستم سازی وظایف روتین، استثنائات را شخصی‌سازی کنید
بازبینی مداوم نیازهای سیستم
سیستم‌های امنیتی
ترویج بیانیه انگیزشی شرکت شما
پروفایل شرکت روشن
نمودار سازمانی
طراحی و مدیریت منظم وبسایت
دوره سه‌ماهه موفقیت (جزئیات در فصل بعدی)
حقوق و دستمزد
استفاده و بازبینی KPI در تمام حوزه‌های کلیدی کسب و کار
پرونده‌ها و مالیاتهای سه‌ماهه/سالیانه
همه جلسات هدف/نتیجه‌گیری دارند و دقیقه‌ها ثبت می‌شوند
دیگر موارد (اثبات شده و/یا ویژه کسب و کار/صنعت شما)
تحویل و توزیع
فهرست زیر اقلامی را نشان می‌دهد که باید در حالت سیستم سازی مورد بررسی قرار گیرند، مربوط به تحویل و توزیع محصولات/خدمات به بازار شما:
اجرای سیستم‌های بدون کاغذ
صدور فاکتورها به موقع
تحویل با سیستماتیک و پیوستگی
اولویت‌بندی موجودی/خدمات بر اساس بالاترین فراوانی خرید
ساده‌سازی روش‌های داخلی پرونده‌بندی
پیش‌بینی نیازهای موجودی/خدمات
سفارش خرید و سیستم دریافت موجودی
برون‌سپاری فعالیت‌های مناسب از جمله تحویلات
انجام موجودی‌گیری منظم مواد
به‌روزرسانی و بازبینی منظم خدمات
کنترل کیفیت بر اساس بازخورد مشتری
ارزیابی هزینه‌های تحویل خدمت یا محصول
اندازه‌گیری کیفیت و حرفه‌ایتحویل
پیگیری و اندازه‌گیری کیفیت و زمان تحویل
اندازه‌گیری و استفاده از سطوح سفارش مجدد
استفاده از یک سیستم پیگیری سفارش
افزایش امنیت تحویلات
KPI برای ارزیابی هدفمند تمام حوزه‌های کلیدی
تأیید جزئیات قبل از تحویل
استفاده از سیستم تحویل موجودی “درست در زمان”
“تجربه مشتری” بسیار مثبت
استانداردهای بالا – هر بار به موقع تحویل داده شده
بررسی و عملکرد بر اساس بازخورد مشتریان
پایداری محصول/خدمات
دانستن آنچه که مشتریان ما می‌خواهند و نیاز دارند
برآورده کردن آرزوها و نیازهای مشتریان
استانداردهای خدمات مشتری به وضوح تعریف شده‌اند
“کایزن” – بهبود مداوم و بی‌پایان
برتری برتر از انتظارات مشتریان
فرایندهای فروش، بازاریابی و خدمات مشتری نوشتاری
پیروی از تمام فرایندها و به‌روزرسانی مکرر
تجزیه و تحلیل خطاها و رفع آنها در کوتاهترین زمان ممکن
کد لباس مناسب
اسکریپت برای استقبال از مشتریان (تلفنی و حضوری)
دیگر موارد (اثبات شده و/یا ویژه کسب و کار/صنعت شما)
اجرای سیستم‌های جدید
تا اینجا، احتمالاً ایده خوبی از سیستم‌های موجود در کسب و کار خود – و آنچه که ممکن است کمبود داشته باشد – دارید. مرحله بعد تعیین سیستم‌هایی است که باید ایجاد کنید.
برای انجام این کار، باید درک بهتری از وظایفی که شما و کارمندانتان روزانه و هفتگی انجام می‌دهید، پیدا کنید. اگر برنامه‌ی ثبت وقت کاری دارید، می‌توانید از آن به عنوان منبعی خوب برای اطلاعات استفاده کنید. به عنوان جایگزین، از کارمندان بخواهید که برای یک هفته یک گزارش روزانه از تمام وظایفی که به آنها کمک می‌کنند یا آنها را تکمیل می‌کنند، نگهداری کنند. انجام این کار به شما نه تنها بینش ارزشمندی درباره نحوه گذراندن زمانشان در روزانه خواهد داد، بلکه همچنین، کارمندان را در فرآیند سیستم سازی نیز مشغول کنید.
در پایان هفته، تمام گزارش‌ها و سوابق ثبت وقت کاری را بررسی کنید. تکراری‌ها را حذف کنید و “وظایف مشابه” را با هم گروه‌بندی کنید. سپس می‌توانید وظایف را در چهار حوزه اصلی که قبلاً توضیح داده شده است، دسته‌بندی کنید. هدف این است که وظایف مؤثر را شناسایی کنید و بیشتر از آنها انجام دهید، در حالی که از وظایف غیرمؤثر (یا انتقال آنها) خلاص شوید یا به دیگران واگذار کنید.
پس از انجام این مرحله، اولویت‌بندی کنید و برنامه‌ریزی کنید که چگونه سیستم‌های جدید خود را ایجاد کنید و چگونه آنها را پیاده‌سازی کنید. این بستگی به نیازهای کسب و کار شما و منابع کارکنانی است که برای این فرآیند در اختیار دارید.
به یاد داشته باشید که ایجاد سیستم‌ها فرآیندی طولانی‌مدت است – نه چیزی که در یک شب کسب و کار شما را تغییر می‌دهد. صبور باشید و بر روی مواردی که در اولویت بالاتر قرار دارند تمرکز کنید.
ایجاد سیستم‌های خود
برای کسب و کار خود راه‌های بسیاری برای ایجاد سیستم‌ها وجود دارد – بسته به نوع سیستمی که نیاز دارید و نوع کسب و کاری که در حال انجام آن هستید. برخی از سیستم‌ها کوتاه و ساده خواهند بود (مانند یک تابلوی لمینیت شده در آشپزخانه که مراحل تهیه قهوه را به تفصیل توضیح می‌دهد) در حالی که برخی دیگر پیچیده‌تر خواهند بود (مانند اسکریپت‌های فروش یا الگوهای نامه‌نگاری شما).
یک چیزی که تمام سیستم‌های شما مشترک دارند، قدم‌هاست. در ابتدا، هر یک از مراحل مرتبط با انجام وظیفه را بنویسید و هر چه بیشتر جزئیات را ارائه دهید. سپس، راهنمای گام به گام خود را با کارمند(ان)ی که به طور منظم وظیفه را انجام می‌دهند، بررسی کنید و بازخورد آنها را جمع‌آوری کنید. پس از دریافت بازخورد آنها را به راهنمای خود اضافه کنید و تصمیم بگیرید که سیستم چه شکلی خواهد داشت: دستورالعمل کتبی، برگه راهنمایی لمینیت شده، تابلو، یادداشت دفتری و غیره.
آزمایش سیستم‌های خود
حال که یک سیستم ایجاد کرده‌اید، آن را تست و اندازه‌گیری کنید تا مطمئن شوید که بدون دخالت شما کار می‌کند.
سیستم جدید را برای یک دوره زمانی مناسب – یک هفته یا ماه – پیاده‌سازی کنید، سپس از کارمندان، تامین‌کنندگان و مشتریان نظر بگیرید. ارزیابی کنید که آیا برای کارمندانتان کافی اطلاعاتی است، برای تامین‌کنندگانتان بدون مشکل است و به چه میزان نیازهای مشتریانتان را برآورده می‌کند یا بهتر از آنها عمل می‌کند.
از بازخورد برای اصلاح و بهبود سیستم‌های خود استفاده کنید. به طور کلی، به اندازه‌ای که باید، سیستم را اولین بار درست نمی‌کنید – پس صبور باشید. سیستم‌های خود را به صورت منظم ارزیابی و بهبود دهید تا فرآیندهای کسب و کارتان را به‌روز نگه دارید. یک بررسی سالیانه یا نیمه‌سالیه از سیستم‌ها را برنامه‌ریزی کنید و به آن پایبند باشید.
مشارکت کارمندان
کارمندانتان را در توسعه سیستم‌ها مشغول کنید. این افراد هستند که از آنها استفاده می‌شود و در حال حاضر وظایف را به صورت منظم و بدون آنها انجام می‌دهند. کارمندان می‌توانند حتی سیستم‌ها را برای شما نوشته و شما آنها را بررسی و نهایی کنید. این باعث افزایش سرعت فرآیند می‌شود و به آنها مالکیت می‌دهد. علاوه بر این، آنها دارای دانش و بینش زیادی هستند که به شما کمک می‌کند. همچنین، زمانی که از ابتدا در مشارکت هستند، مقاومت در برابر تغییرات کمتر خواهد بود.
واگذاری
مرحله نهایی در سیستم‌سازی کسب و کارتان، واگذاری است. چه فایده‌ای در ایجاد سیستم‌ها وجود دارد مگر اینکه کسی غیر از شما بتواند از آنها برای انجام وظایف استفاده کند؟ این به معنای کاملاً حذف شما از فرآیند نیست، اما به این معنی است که به کارمندانتان آزادی کافی بدهید تا وظیفه را در چارچوب جدید انجام دهند. زمانی که با جریان راحت هستید، این امکان را فراهم می‌کند تا بتوانید بر روی وظایفی که بیشتر از همه لذت می‌برید و بیشترین وقت را لایق آنها می‌دانید، تمرکز کنید – مانند ایجاد استراتژی‌های بزرگ تصویری برای رشد کسب و کارتان و افزایش سودتان.
به عبارت دیگرسیستم سازی کسب و کار یک فرآیند مهم و ضروری است که می‌تواند به بهبود عملکرد و عملکرد کسب و کار شما کمک کند. در طول این فرآیند، می‌توانید مزایایی از قبیل مدیریت بهتر هزینه، بهبود مدیریت زمان، توقعات واضح کارکنان، آموزش و راهنمایی بهتر کارکنان، افزایش بهره‌وری و سودآوری، رضایتمندی بیشتر مشتریان، تبدیل سود بالاتر، احترام کارکنان به زمان شما و تمرکز بیشتر بر روی رشد بلندمدت کسب و کار را تجربه کنید.
اجزای کلیدی برای سیستم‌سازی کسب و کار عبارتند از افراد، تجزیه و تحلیل (تست و اندازه‌گیری)، فناوری اطلاعات (و سایر فرایندها) و تحویل و توزیع. در هر یک از این حوزه‌ها، می‌توانید سیستم‌های خود را ایجاد کنید و بهبود بخشید تا به هدف‌هایی مانند بهره‌وری بیشتر، کیفیت بهتر، ارائه خدمات به موقع و رشد کسب و کار برسید.
فرآیند ایجاد سیستم‌ها شامل بررسی سیستم‌های موجود، تعیین اولویت‌ها، ایجاد سیستم‌ها، آزمایش و اندازه‌گیری آنها و مشارکت کارمندان در این فرآیند است. همچنین، نیاز است که سیستم‌ها را به‌روز رسانی و ارزیابی کنید و وظایف را به کارمندان واگذار کنید تا بتوانند با استفاده از سیستم‌ها وظایف را انجام دهند و شما را از وظایف مورد نظرتان آزاد کنند.
سیستم سازی کسب و کار به شما امکان می‌دهد تا به‌طور مؤثرتری به مدیریت هزینه‌ها، بهبود زمانبندی، رشد کسب و کار و رضایتمندی مشتریان بپردازید. با استفاده از این فرآیند، می‌توانید به بهبود عملکرد کسب و کار خود برسید و به اهداف بلندمدت خود نزدیک‌تر شوید.