مدیریت زمان برای مدیریت خوب، بسیار اساسی است. زمان مانند “تابلو” ای است که مدیر پروژه خود را بر روی آن “ترسیم” می‌کند. نحوه تقسیم و تخصیص این “تابلو” اولین تصمیم مدیر “نقاش” است. منابع بسیاری برای اطلاعات در مورد مدیریت زمان وجود دارد. یکی از منابع عالی کتاب استفان کاوی به نام “اولین چیزها اول” است. در این کتاب او چهار “نسل” از تفکر در مورد مدیریت زمان شناسایی می‌کند. نسل اول لیست “انجام‌ها” است. این روش بنیادی‌ترین روش مدیریت زمان است. یک لیست انجام‌ها به مدیر کمک می‌کند تا به یاد داشته باشد که چه وظایف و اهدافی باید در زمان موجود انجام شود.
نسل دوم “تقویم” است. تقویم‌ها از تقویم‌های ساده آشپزخانه تا سیستم‌های پیچیده مدیریت پروژه مبتنی بر کامپیوتر متنوع هستند. اساساً همه آنها هدف مشابهی دارند و آن این است که لیست انجام‌ها را در یک طرح تخصیص زمان قرار دهند. هر مورد در لیست انجام‌ها یک موقعیت زمانی برای شروع و یک بازه زمانی برای پایان دریافت می‌کند. این موضوع تغییرات متعددی دارد و درجه پیچیدگی‌های زیادی دارد.
نسل سوم، “اولویت‌بندی اهداف” است. اولویت‌بندی اهداف فرآیندی است که در آن موارد انجام‌ها در تقویم رتبه‌بندی می‌شوند و زمان به آنها بر اساس اهمیتشان تخصیص داده می‌شود. همه موارد نیاز به همان تلاش را ندارند و نه همه موارد بطور غیرقابل تغییر “زمان‌بندی” شده‌اند. برخی از موارد با اولویت بالا می‌توانند موارد دیگری را با اولویت پایین “بیخیال” کنند. اولویت‌بندی اهداف به مدیر کمک می‌کند تا تقویم خود را “منطقی” کند و به جای فقط “درست و به موقع کارها را انجام دادن”، “بیشترین بهره را از ساعت خود ببرد”.
به نظر استیون کاوی، نسل چهارم مدیریت اولویت‌ها بر اساس اصول اساسی زندگی است. یکی از تشبیهات او، شبیه یک مردی است که در حال صعود روی تابه است – هرگز مرحله‌ای را از دست نمی‌دهد (نسل اول: لیست انجام‌ها)، آنها را به ترتیب آمده خواهد برد (نسل دوم: تقویم)، اگر بخواهد می‌تواند از یک مرحله به مرحله بعدی بپردازد (نسل سوم: اولویت‌بندی اهداف)، اما سپس متوجه می‌شود که تابه به دیوار اشتباهی چسبیده است… “اوپس”. اطمینان حاصل کردن از اینکه تابه‌ای که شما در حال صعود به آن هستید به “دیوار صحیح” چسبیده است، چالش نسل چهارم است، یعنی اولین چیزها را اول بگیرید.
نسل پنجم وجود دارد، فراتر از چهار نسل استفان کاوی. این مربوط به توسعه یک “چشم‌انداز یکپارچه” است. چشم‌انداز یکپارچه تصویر ذهنی، احساسی و روحانی روشنی از آنچه در نهایت در حال انجام آن هستید را توصیف می‌کند. این شامل انجام کارها، تقویم، اولویت‌بندی و بودن در “دیوار صحیح” است، اما به بیشتر از این می‌رسد و تعاملی بین تمام عناصر ایجاد می‌کند. بدون یک چشم‌انداز یکپارچه، یک مدیر ممکن است 50 کار مختلف انجام دهد؛ اما با یک چشم‌انداز یکپارچه، او یک کار را با 50 قسمت مختلف انجام می‌دهد. به علاوه، یک چشم‌انداز یکپارچه به او اجازه می‌دهد که کار خود را در یک قسمت بهره‌وری بیشتر به دیگر 50 قسمت تامین کند – او “چند دهانه را با یک قاشق تغذیه می‌کند” و زمان خود را “بهره‌برداری” می‌کند.
دستورالعمل‌هایی برای مدیریت زمان
1. تحلیل نظرات ارائه شده در صفحه قبل را در صورت وجود انجام دهید. محتوای آنها را توجیه، کمتر ارزش دهید یا کمینه کنید. این نظرات اغلب به شما نکات واقعی را در توسعه این حوزه می‌دهند. درک نیازهای توسعه خود به شما امکان می‌دهد که سریعاً با توسعه آن شروع کنید.
2. یک منتور / مربی پیدا کنید که فردی است که به او اعتماد دارید و که هر ماه نیم ساعت تا یک ساعت به شما بازخورد و مشاهدات صادقانه در مورد عملکرد شما در این بُعد ارائه می‌دهد. این شخص نیازی به یک متخصص در این زمینه ندارد. یک دوست یا ناظر نزدیک به طور معمول منبع خوبی برای منتور نیست. منتور به عنوان یک همکار عمل می‌کند تا تلاش‌های توسعه‌ای شما را پشتیبانی کند.
3. کتاب “اولین چیزها اول” اثر استفان کاوی را بخوانید.
4. با مشاهده نتایج / خروجی‌هایی که دریافت می‌کنید و با استرسی که در رسیدن به آنها دارید، موثریت مدیریت زمان خود را نظارت کنید. اگر تمام اهداف خود را برآورده می‌کنید اما استرس پایدار یا افزایشی دارید، به معنی داشتن مدیریت زمان خوب نیستید.